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10 de Outubro de 2017
Integração de Sistemas é vantajosa para os negócios?
Sistema de Gestão

A dinâmica de trabalho dentro das empresas pode ser quebrada quando começamos a dividir as pessoas e processos entre departamentos, times, funções, e sistemas.

O que você ganha integrando duas áreas distintas em sua empresa? Você já imaginou a sua equipe de vendas dividindo a mesma mesa que a equipe de recrutamento? E se utilizassem o mesmo banco de dados o financeiro e o responsável pela expedição?

Grandes empresas de tecnologia vieram para quebrar paradigmas do mercado de trabalho. Inspiradas no modelo de estrutura física de empresas como Google e Facebook, essas empresas de crescimento astronômico utilizam grandes espaços de trabalho sem divisórias e com mesas coletivas de trabalho, que também podem ser rotativas. Esse conceito é conhecido como open office.

Mas essa integração e dinâmica de trabalho podem ser muito facilmente quebradas quando começamos a dividir os sistemas de gerenciamento em departamentos, áreas e funções.

Neste post, vou contar por que a integração de sistemas é vantajosa para os negócios, baseada em nossa rotina que é relacionada ao nosso software, e na nossa comunicação diária com os clientes por meio dos nossos times de atendimento, desenvolvimento e consultoria.

Essa experiência nos mostra que todas as empresas tem pontos em comum:

  1. Buscam reduzir seus custos.
  2. Otimizar seus investimentos e receitas.
  3. Conectar e automatizar processos através de sistemas (CRM, ERP, WMS, Contábil, Loja Virtual, etc).

Ter todos esses sistemas e automações integrados podem eliminar o excesso de trabalho e colocar as informações precisas à disposição dos gestores, aumentando a eficiência e atingindo os objetivos 1 (reduzir custos) e 2 (aumentar receitas) das empresas.

A integração não é uma realidade apenas para grandes empresas. Hoje é viável para empresas de qualquer tamanho!

Existem dois tipos de integrações, que normalmente temos de realizar:

1. Integração de Sistemas que a empresa já utiliza ou é forçada a utilizar. Por exemplo: alguns prestadores de Serviços são fornecedores da Caixa Econômica Federal e são obrigados por contrato a utilizar o sistema da CEF (GSC - SIGSC) para abertura de chamados técnicos.

2. Integração de Sistemas que atendam a uma nova demanda específica de um departamento. Por exemplo: a contabilidade do cliente utiliza um software contábil, que pode ser integrado ao UNO ERP, migrando dados importantes e de forma automatizada do ERP.

Outro exemplo, são as plataformas de Loja Virtual, que podem ter os processos integrados com financeiro, estoque, compras, marketing, etc.

Benefícios

  • Atender às necessidades do negócio, pois cria novas oportunidades de vendas.

  • Conexões com executivos de alto nível na empresa, pois resulta em mais relacionamentos estratégicos, baseado em dados únicos.

  • Exige um conhecimento profundo dos processos do negócio e dos dados estratégicos necessários.

  • Os resultados obtidos aumentam a probabilidade de continuação dos negócios e sucesso nos objetivos e metas da empresa.

A má reputação da integração de sistemas

Há uma reputação ruim nas integrações de sistemas, pois são complexas muitas vezes. Um projeto de integração adequado deve ser realizado por equipes experientes em desenvolvimentos e customizações que sejam aderentes as necessidades dos clientes, que além de acelerar a implantação das novas automatizações, também disponibilizam a documentação para futuras alterações.

Abaixo, seguem alguns pontos a considerar ao escolher os parceiros, que conduzirão a integração:

  • Escolher soluções Open Source.

  • Mapear os Processos simplificam as conexões e facilitam a compreensão dos responsáveis pelas integrações.

  • Conectores pré-construídos reduzem o tempo para comercialização e os riscos.

  • A capacidade de desenvolver customizações para aplicativos que podem ser reutilizados e revendidos ajudam a minimizar os custos da integração.

  • Utilizar arquitetura adequada garante que a solução seja robusta, estável e escalável.

  • Ter um sistema de gestão que centralize e disponibilize um método padrão de manipulação de fluxo de dados entre aplicativos e sistemas, melhorando a relação custo-benefício da operação e manutenção.

BÔNUS

E como integrar meu time?

Falamos da integração dos sistemas, mas faltou falar da integração as pessoas. Embora as pessoas as vezes trabalhem próximas fisicamente e/ou sistematicamente, ainda existe uma barreira psicológica. Os times ainda não se relacionam pessoalmente, ou o clima de cobrança é puxado entre os departamentos.

A proposta é que os gestores se reúnam e conversem periodicamente sobre os problemas e soluções, aqui na UNO temos um Comitê da Qualidade que se encontra mensalmente. Também é importante criar canais de comunicação entre as equipes operacionais dos departamentos, na UNO utilizamos muito as ocorrências de trabalho.

Estou utilizando a UNO como exemplo, pois a falta de união das equipes já foi um problema nosso. E que foi equacionado com essas ações e com eventos internos simples: café da manhã, happy hour, visitas em clientes, treinamentos, imersões, etc. A ideia dos treinamentos e imersões foi de  equacionar os conhecimentos sobre os processos e uso do software.

Muitas empresas utilizam também o “job rotation”, a UNO também utiliza. É um método que promove um tipo de rodízio de trabalho dentro da organização. De forma prática, significa que o colaborador (desde o operador até a diretoria) passa por diversas áreas dentro da organização.

O benefício é maximizar o aproveitamento e o aprendizado de um funcionário dentro da empresa, a fim de conhecer todos os processos, atividades e especificidades de cada área. Isso gera mais empatia entre os departamentos.

E você, já passou pelo processo de job rotation? E por um projeto de integração entre departamentos? E de sistemas / banco de dados? Conte-nos suas experiências, participe! Deixe um comentário abaixo.


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