Como encontrar desperdícios na sua empresa?

Cintia
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Uma das técnicas mais eficientes que a UNO Soluções Integradas utiliza para identificar desperdícios é fazer perguntas chaves sobre diversos temas dentro da gestão empresarial.

As perguntas são em formato de um check list e é uma ótima ferramenta para obter mais informações de possíveis desperdícios: as pessoas envolvidas no negócio não se importam em responder perguntas rápidas e passar mais alguns dados em forma de pergunta e resposta para um consultor especializado. Desta forma, a resistência dos envolvidos, os medos e a falta de tempo não serão um problema.

Hoje, a UNO conta com vários consultores e materiais educativos disponíveis para download sobre o tema para ajudar as empresas na identificação de desperdícios. Diariamente recebemos diversos clientes, que nos procuram para entender melhor onde podem automatizar processos, melhorar as vendas e principalmente, eliminar desperdícios.

Mas se para a UNO essa já é uma atividade corriqueira, para empresas que estão iniciando as buscas por desperdícios pode ser difícil saber como começar e fazer um diagnóstico dos problemas que gerem resultados, visto que normalmente elas não contam com uma empresa de consultoria e tecnologia, e isso acaba frustrando ou até impedindo que a estratégia de ‘caça desperdícios’ seja colocada em prática e prospere.

Por isso, o ideal é começar respondendo algumas perguntas básicas e iniciar um processo sistemático, que siga etapas pré determinadas, tomando medidas para minimizar os desperdícios.

Assim, com o aprendizado das perguntas e respostas obtidas pela equipe de consultores da UNO, foi criado um passo a passo explicando como fazer um diagnóstico dos desperdícios para que sua empresa também possa identificar os gargalos na operação e no tipo de estratégia para tomada de decisões mais econômicas para o caixa de sua empresa.

 

Para começar, é preciso que analise as respostas. Mas como analisar?

O segredo – se é que podemos chamar assim – é fazer uma espécie de brainstorming com sua equipe interna para levantar algumas sugestões. Você pode também ver juntamente com sua ”equipe externa” (seu gerente do banco, contabilidade e outros fornecedores) o que eles sugerem baseado nas respostas obtidas e buscar uma ação em conjunto, visando seguir as melhores práticas do seu tipo de mercado e utilizando algumas referências.

Outra forma de analisar as respostas e buscar desperdícios é pensar nos principais problemas do seu negócio, analisar o  que mais traz retorno, promover ações com bonificação para as pessoas que encontrarem desperdícios e implantarem ações de melhoria. Todas essas são formas válidas de analisar e responder com ações os desperdícios encontrados.

Depois disso, você provavelmente levantou diversas ideias para minimizar os desperdícios. Mas para conseguir dar continuidade, selecione e foque naquelas que fazem mais sentido para sua empresa e para seus clientes.

 

O que perguntar ?

Agora que você já aprendeu a analisar as respostas para fazer um diagnóstico, está na hora de fazer o diagnóstico. Aqui, vale a pena perguntar pelo menos essas 5 perguntas por grupo:

PROCESSOS

  1. Como incentiva a redução de custos?
  2. Já houve alguma iniciativa de 5S / Kaizen / Kanban? Deu certo? O que? E o que deu errado?
  3. A empresa possui algum Sistema Integrado de Gestão atualmente?
  4. O sistema foi implantado em sua totalidade?
  5. Existem campanhas de endomarketing para combate aos desperdícios?

INFRASTRUTURA

  1. Os cartuchos das impressoras são coloridos? Precisa?
  2. Quanto gasta por mês com equipe, material de limpeza, copa e escritório?
  3. Quanto gasta por mês com conta de telefone, celular, internet?
  4. Existe algum dispositivo nas torneiras e lâmpadas para controle de água e luz?
  5. Quanto gasta com Manutenção Hardware, ERP, desenvolvimento de software, Hardware, hospedagem e infraestrutura tecnológica?

FINANCEIRO

  1. Como sua empresa faz a conciliação bancária?
  2. Como a sua empresa faz a conciliação de cartão de crédito?
  3. Nos últimos doze meses, qual é a média mensal de receita, despesas, lucro obtido, lucro previsto e necessário?
  4. Quanto gasta com taxas bancárias, juros, boletos e seguros ?
  5. Como é feito o R.E – Demonstração de Resultados do Exercício?

VENDAS

  1. A equipe técnica e comercial somente visita um cliente quando há business?
  2. Quanto em descontos sua equipe de vendas deixa de vender?
  3. Existe alguma assinatura eletrônica para controle de descontos?
  4. Como é calculado o valor final do seu produto/serviço?
  5. Quanto sua empresa gasta com comissões? Está de acordo com o mercado?

COMPRAS E ESTOQUE

  1. Como são feitas as compras de materiais? Há algum planejamento de compras?
  2. Possui contrato com os Correios?
  3. Existe algum controle de código de barras para os produtos?
  4. Quanto tempo a mercadoria fica em estoque?
  5. Quantas vezes o seu produto é movimentado?

RECURSOS HUMANOS

  1. Sua empresa possui previdência privada para os colaboradores?
  2. Sua empresa dá férias coletivas?
  3. Informe quantas horas por mês sua equipe é produtiva e improdutiva.
  4. Como controla os apontamentos de despesas dos colaboradores (reembolsos) e quanto gasta por mês?
  5. Existem atividades humanas que podem ser automatizadas? Exemplo: importação de XML de entrada.

É muito provável que você não tenha a resposta para todas estas perguntas. Por isso, novamente, é interessante que você converse com outras áreas da sua empresa e com seus clientes e potenciais clientes para descobrir essas informações.

Além disso, busque também outras fontes de informação (concorrentes, pesquisas de mercado etc.) e já vá reunindo os dados que você usará como fonte de pesquisa.

 

Baixe 5 templates de diagnósticos em Excel com essas e outras perguntas separados por:
  • Prestadores de Serviços
  • Produção
  • CRM em Vendas
  • Estoque
  • Compras
  • Financeiro

Os materiais tem o objetivo de identificar se sua empresa precisa de ajuda com consultoria ou com algum software de gestão (ERP).

 

Conclusão

Fazer um diagnóstico  de fato não é tão simples. Mas se bem planejado e utilizado, sem dúvida alguma vale o investimento. Por isso, siga essas perguntas e diagnósticos indicados para ajudar, e busque a inclusão de mais perguntas alinhadas ao processo de sua empresa para gerar cada vez mais a redução de custos e desperdícios.

Também é indicado o Excel com o  Diagnóstico de Ameaças da PME – Proteja sua Empresa! para descobrir se sua empresa está preparada para enfrentar essa crise econômica no Brasil.

Contudo, nem sempre você e sua equipe vão conseguir localizar os desperdícios, pois estão tão envolvidos com a operação que não visualizam o mais simples dos problemas. Muitas vezes não conseguem responder o formulário do diagnóstico dos desperdícios, pois não possuem a informação e é ai que entram as empresa de consultoria e TI para ajudar com a automatização dos processos e centralização de dados.

E sua empresa, como busca os desperdícios? Você concorda ou discorda com as perguntas? Conte para nós!