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21 de Junho de 2016
Sistema Integrado de Gestão: como começar
Sistema de Gestão

Embora o Sistema Integrado de Gestão (ERP) seja considerado uma tendência atual, a ferramenta surgiu na década de 90. Nessa época, prometiam resolver um grande problema legado, que era a integração dos diversos sistemas, desenvolvidos isoladamente pelas empresas nos anos 70 e 80.

Desde então, o ERP evoluiu (e continua evoluindo) para atender a velocidade acelerada de resposta que as empresas exigem. O Sistema Integrado de Gestão passaram a ser auto ajustáveis, não apenas mudando na camada de suporte, mas transformando a visão e os modelos de negócios.

Paralelo e consequentemente a isso, a forma de aquisição das empresas também mudou. Mais do que nunca, os softwares no modelo SaaS tomaram forma e força.

E não basta ter um ERP, é preciso implantar para colher todo seu potencial, além de treinar a equipe e acompanhar um período o Sistema Integrado de Gestão em produção, cativando sua utilização e colhendo resultados desde o início.

Por isso, neste post vamos ajudar com algumas informações de contextualização da implantação, bem como os primeiros e importantes passos para você ter o Sistema Integrado como aliado no desenvolvimento e no sucesso do seu negócio.

O mercado de ERP no Brasil
Ao olhar para o cenário desse segmento no Brasil, mesmo com a crise econômica no país, o mercado de ERP tem apresentado excelentes resultados. Segundo a consultoria IDC, os Sistemas Integrados de Gestão para pequenas e médias empresas já correspondem 46% do mercado total e que o segmento cresça na média anual de 8% até 2017.

Mas, mesmo com o mercado sendo ocupado diariamente por soluções dessa modalidade (desde sistemas de prateleira até sistema que custam milhares de reais), ainda há muito espaço para atingir. Em especial quando levamos em consideração mais uma tendência: a digitalização das empresas e a mobilidade.

Ter uma empresa que você possa gerir à distância, sem papéis e com uma gestão administrativa, fiscal e operacional que integre todas as informações é o desejo do empresário independente da área que sua PME atua. Hoje já se encontra no mercado Sistema Integrado de Gestão que atende esses objetivos e muitos outros.

Definição do Gerente de Projeto da sua empresa
Uma das primeiras ações da sua empresa deve ser eleger um comitê de qualidade composto por pelos estrategistas (diretores) e táticos (gerentes) que representem todas as áreas de negócio da organização. A função deste comitê é ser o canal de comunicação entre as equipes e o gerente de projeto da sua empresa.

O comitê executivo deverá fazer um escopo do que necessitam, definir os objetivos globais e setoriais da empresa e elegerá um GP - Gerente de Projeto Cliente, que deverá ter autonomia para tomada de decisões durante o projeto para garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos. Ele gerenciará as mudanças necessárias em processos, para implementação plena do projeto e dos benefícios mensurados junto com o comitê.

Falamos bastante sobre isso também no post 5 erros no Sistema de Fábrica que podem estar diminuindo a sua rentabilidade, que recomendo você ler, mesmo não sendo deste segmento de mercado.

Mapeamento dos Processos
Definido o escopo do projeto, seus objetivos e necessidades é hora de buscar no mercado um Sistema de Gestão que atenda todos os requisitos. Contudo, Sistema de Gestão não faz milagre, é preciso processos.

Um dos motivos de fracasso de muitas implantações do sistema ERP é o mapeamento de processos realizado de maneira incompleta, sem um comitê diretivo e a falta de avaliação do novo fornecedor. A definição equivocada costuma resultar em maus investimentos, consequentemente, uma perda para a empresa.

Quando realizado corretamente, vai resultar no engajamento da equipe e no uso correto da ferramenta para que a empresa atinga seus objetivos estratégicos automatizando seus processos repetitivos.

Isso é tão verdade, que em um estudo feito pela Exame PME com as 250 empresas que mais crescem no Brasil mostrou que 76% delas revisam seus processos e 75% delas buscam Sistemas de Gestão Empresarial. Ou seja, os processos estão diretamente ligados ao sucesso do ERP em sua empresa.

Mapeamento de Processos

Recomendo você ler também o post 2 motivos para buscar na crise a Automatização dos Processos.

PMI | PMO
Uma dúvida comum para muitos é sobre como começar a implantação do Sistema Integrado de Gestão na PME.

Em relação aos ERPs vendidos pela internet que criam metodologias de auto implantação, quanto para os Softwares com consultorias para sua implementação presencial e remota, o órgão responsável por disseminar as melhores práticas de gerenciamento desses projetos é o PMI. Ou seja, ter um Sistema Integrado de Gestão com certificação PMI e que traduza essas práticas de alguma forma para a sua empresa é primordial para o começo.

Com o PMI as empresas fornecedoras de Sistema de Gestão garantem aos seus clientes os melhores resultados no uso do ERP por meio da capacitação e qualificação de sua Equipe de Implantação com PMO, que dará suporte aos gerentes de projetos de diversas maneiras.

O PMO (Project Management Office) é um departamento que dá suporte aos grupos de Gestão de Projetos. O PMO pode ser implementado de diversas formas, o PMI não determina exatamente quais são, invés disso define responsabilidades e deixa a implantação a critério da empresa.

Por isso, consulte se seu fornecedor novo de ERP tem consultores com certificação PMI e qual metodologia e critério utiliza.

Quer saber mais sobre PMI? Leia o post Porque escolher fornecedor certificado em PMI?

Abertura do Projeto
Mesmo que você já tenha passado por uma implantação do Sistema Integrado de Gestão, os desafios para se começar uma nova são os mesmos de quem começa do zero. Após ter a definição do gestor do projeto por parte da sua empresa e do fornecedor, vêm os desafios práticos. E, nesta prática, o principal para ser sustentável: planejar.

Pensar em uma estratégia de implementação de ERP deve fazer parte do seu planejamento desde os primeiros passos. Nestes, os principais desafios apontados por quem começa são:

  • Desenhar um Road Map do Projeto.
  • Criar um cronograma considerando que todos da sua empresa terão outras atividades, que não envolvem somente o projeto.
  • Configurar a aplicação adequadamente.
  • Realizar uma reunião de Kick off com os envolvidos.
  • Analisar os riscos.
  • O formato e qualidade dos materiais oferecidos pelo fornecedor para ajuda-lo.

Estes são os principais pontos que influenciam diretamente toda a jornada da implantação e deve ser responsabilidade do seu fornecedor de Sistema auxilia-lo nesses quesitos.

Conclusão
O Sistema Integrado de Gestão segue como tendência e, apesar da concorrência estar crescente com a ampliação de soluções para PME, ainda há muitos fornecedores que não estão estruturados para garantir o sucesso de seus clientes.

Para isso, ter uma estrutura organizada de funcionamento e uma estratégia clara para a implantação do ERP é fundamental. Tenha claro o seu objetivo com o ERP e defina uma equipe responsável pela definição do escopo, pois esse é o primeiro passo para que você possa optar por Sistemas de Gestão com eficientes e com metodologias que garantam as entregas.


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