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19 de Janeiro de 2016
2 motivos para buscar na crise a Automatização dos Processos
Processos

Antes de tudo, acho importante você conhecer primeiro o que é ERP. As bibliografias técnicas explicam que os Sistemas de Gestão (ERP) são a Automatização dos Processos repetitivos das empresas, alinhado as melhores práticas de gestão.

Dito isso, vamos percorrer os 2 motivos para buscar a Automatização dos Processos em sua empresa nesses tempos de crise:

Tampar Ralos de Dinheiro (Custos Operacionais)

sso ocorre basicamente porque com a automatização sua empresa ganha com:

  • Redução de custos com mão de obra: muitas vezes não se faz necessária mais uma pessoa para ficar digitando alguma informação, sendo que ela pode ser digitalizada ou importada automaticamente em um banco de dados, por exemplo. Muitas empresas tem um operador somente para a execução de uma atividade, que pode ser resolvida com a automatização de processos e detalhe, não terá dor de cabeça com processos trabalhistas. Frio isso, mas é a verdade.
  • Cortar custos com materiais: eliminação de papéis, impressoras, arquivo, etc com o uso de documentos digitais, que podem ser enviados por e-mail. Um exemplo claro e já presente são as notas fiscais eletrônicas. Ah! Isso também abre espaço na empresa, pois elimina arquivos físicos e que faz lembrarmos do próximo tópico...
  • Redução de custos com espaços físicos: ter sua equipe trabalhando de casa já não é uma realidade só de livros e de histórias de conhecidos. Com os processos sendo executados pela internet, você já pode ter parte de sua equipe trabalhando de casa, isso reduz gastos com locação, material de escritório, estacionamento, deslocamentos, etc.
  • Redução de erros operacionais: triste como as empresas por erro de digitação, ou por que esqueceram de fazer determinada tarefa causam prejuízos com multas e pior, criam mal estar com clientes, que para poder atende-los, acabam  levando prejuízos com a refação de alguma operação.
  • Encontrar problemas de processos: já passei por isso aqui na UNO. Com a documentação de processos, descobrimos que tínhamos duas pessoas fazendo a mesma atividade fora do sistema ou que geravam o mesmo tipo de relatório no Excel, porém, para gestores diferentes.
  • Redução de tempo gastos com aceleração de tempo de execução: Também tem casos de clientes, que tinham um processos muito burocrático, que com a Automatização dos Processos conseguiu diminuir os passos para a execução e melhoram o tempo de atendimento...Veja como uma coisa puxa a outra!

 Aumentar as Receitas Operacionais

  • Gestão de Clientes e Vendedores: a gestão de clientes em carteira e equipe de vendas é de suma importância para o aumento das receitas. Aqui se você não tiver sistematizado um processo, poderá estar na mão de alguém, que poderá levar a sua empresa a falência. Além disso, não conseguirá levantar as necessidades de mercado, como sua empresa está posicionada, como vendem, para quem vendem, etc. Se não entendeu ou quer saber mais sobre isso, recomendo a leitura de um ebook que fizemos Dobre suas vendas com CRM, que mostra como atrair e fidelizar clientes de forma automática utilizando a Automatização de Processos e focado na PME.
  • Clientes Satisfeitos: É um ciclo, se você vende bem seus clientes ficam mais satisfeitos e voltam e/ou indicam para outros clientes com o mesmo perfil. Para ter clientes satisfeitos, precisa ter bons preços, processos bem definidos, eliminar erros operacionais, que acabam refletindo no cliente... e assim vai, uma coisa puxa a outra!
  • Venda Melhor: nos cursos que ministro com clientes UNO costumo perguntar o que eles buscam em seus negócios. É unânime, todos querem vender melhor. Isso significa, que querem menos volume e mais qualidade. Algo conquistado com clientes satisfeitos, equipe alinhada com os processos, redução de custos, tempos, etc.
  • Gestores com Foco no Negócio: vejo muitos empresários que perdem muito do seu tempo com burocracias internas, levantamento de relatórios, resolução de problemas operacionais... Tudo o que poderia ser resolvido ou minimizado com a Automatização de Processos, que o liberariam para as tarefas que realmente importam e que precisam da atenção dele para manter o negócio em crescimento. Com a automatização, ele poderá ter mais tempo para ganhar dinheiro.

Lembro apenas, que para chegar nisso é preciso paciência! Sim, pois terá uma fase de implantação dessa automatização e é preciso tempo para poder chegar nos resultados esperados com a Automatização de Processos.


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